Ab 1. Januar 2025 müssen inländische Betriebe untereinander (B2B oder business-to-business) elektronische Rechnungen annehmen können. Die gesetzlichen Grundlagen hierzu finden sich im Wachstumschancengesetz, welches die gesetzlichen Pflichten zur Rechnungsausstellung umfassend neu formuliert und inhaltlich anpasst. Bisher war die E-Rechnung nur im Zusammenhang mit öffentlichen Aufträgen (B2G „Business to Government“, Leistungen an die öffentliche Hand) Pflicht. Nicht Gegenstand der neuen Regelungen ist die Rechnungsstellung an Privatkunden (B2C, Buisness to Consumer, nicht juristische Personen).

Was ist eine elektronische Rechnung?

Für bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtangaben, § 14 Absatz 1 Satz 8 UstG). Dies ändert sich zum 1. Januar 2025. Ab dem 1. Januar 2025 wird durch § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG). Unternehmen versenden somit in Zukunft Rechnungen, bestehend aus strukturierten Datensätzen, wie beispielsweise in den teilweise schon bekannten Formaten XRechnung, ZUGFeRD oder EDI (Electronic Data Interchange).
Als „sonstige Rechnungen“ gelten ab dem 1. Januar 2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails.

Welche Formate der elektronischen Rechnung gibt es?

Für die elektronische Rechnungsausstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU gibt es in Deutschland zwei führende Formate, die auch in den DATEV-Programmen integriert sind.

  •  das Format XRechnung besteht aus einer XML-Datei ohne visuelle Komponente. Da sie kein Bild der Rechnung beinhaltet, müssen die Inhalte für den Anwender visualisiert werden. Dies geschieht durch einen sogenannten Viewer in der empfangenden Software, der den „strukturierten Datensatz“ der E-Rechnung über ein Sichtdokument für das menschliche Auge lesbar macht.
  • Das Hybridformat ZUGFeRD besteht aus einer Sichtkomponente (PDF-Datei) und dem strukturierten Datensatz, der XML-Datei. Es ist damit maschinell auslesbar und zugleich für die Betrachter:innen auch ohne zusätzliche Software lesbar.

Übergangsregelungen

Zu der in § 14 Absatz 1 und 2 UStG normierten Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gelten nach § 27 Absatz 38 UStG verschiedene Übergangsregelungen, nach denen der Rechnungsaussteller unter bestimmten Voraussetzungen dennoch eine „sonstige Rechnung2 ausstellen kann. Somit kann bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz auch als sonstige Rechnung (zum Beispiel PDF-Dateien, Papierrechnung, E-Mail) ausgestellt und übermittelt werden. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen, ohne Berücksichtigung der Umsatzhöhe, elektronische Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Die neuen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung gelten für Unternehmen jeder Größe (Umsatz und/oder Anzahl der Mitarbeiter) und Rechtsform. Kleine und mittlere Unternehmen müssen sich also ebenso auf die Umstellung vorbereiten.

Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten.

Möglichkeit zur Ausstellung einer sonstigen Rechnung: Umsatzsteuerbefreiung

Bei Rechnungen für einen Umsatz an eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist (private Endverbraucher), und für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung (z. B. bei Umsätzen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind) eine solche ausgestellt wird, kann eine „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden.
Für steuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise gilt weiterhin, dass diese als sonstige Rechnungen (also auch in Papierform) übermittelt werden können. Dies ist für heilpädagogische Praxen und Einrichtungen relevant, die häufig mit den Leistungsträgern der Eingliederungshilfe oder Jugendhilfe kooperieren und deren Leistungen in diesem Zusammenhang in der Regel umsatzsteuerbefreit sind.

Weiterführende Informationen

Unternehmen können davon profitieren, sich trotz der Übergangsphasen bereits frühzeitig auf eine umfassendere Umstellung für die elektronische Rechnungsstellung einzustellen. Denn die E-Rechnung ist nur der erste Schritt der weiteren Digitalisierung im Umsatzsteuerrecht. Absehbar wird noch eine Verpflichtung zur Nutzung eines nationalen beziehungsweise europäischen Meldesystems hinzukommen, für die laut Bundesregierung E-Rechnungsplattformen von Bedeutung sein werden. Damit soll Umsatzsteuerbetrug verhindert und eine Effizienzsteigerung in Unternehmen gefördert werden.

Hier finden Sie das Schreiben des Finanzministeriums „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG; Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025“

Eine hilfreiche Zusammenfassung bietet der IHK-Leitfaden „Die elektronische Rechnung im Betrieb sicher umsetzen“, den Sie hier abrufen können.