Datenschutzhinweise BHP e.V. und BHP GmbH

BHP e.V. und BHP GmbH

Der Berufs- und Fachverband Heilpädagogik (BHP) e.V. ist die berufsständische und fachliche Interessenvertretung von Heilpädagoginnen und Heilpädagogen in Deutschland. Er vertritt die Interessen seiner Mitglieder nach seinem satzungsgemäßen Auftrag und bietet Ihnen und weiteren Interessenten Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten an.

Die Berufs- und Fachverbands GmbH wurde im Januar 2010 gegründet, um die Geschäftsbetriebe des BHP e.V. zu bündeln. Alleiniger Gesellschafter der BHP GmbH ist der BHP e.V., vertreten durch den Vorstand des BHP e.V. Geschäftsführer der BHP GmbH ist der Geschäftsführer des BHP e.V., Herr Kai-Raphael Timpe.

BHP e.V. und BHP GmbH verpflichten sich zur Einhaltung des Datenschutzrechtes auf der Grundlage der DS-GVO.

Verantwortliche für den Datenschutz

Verantwortlich für die Einhaltung dieser Hinweise ist Herr Kai-Raphael Timpe
Berufs- und Fachverband Heilpädagogik (BHP) e.V und BHP GmbH
Herzbergstrasse 82–84
10365 Berlin
Tel: 030/40605060
Fax: 030/40605069
E-Mail: kai.timpe@bhponline.de

Datenschutzbeauftragte

Eva Waldhelm: eva.waldhelm@bhponline.de

Welche Daten verarbeiten wir?

a) Wenn Sie bei uns Mitglied sind:

Von Mitgliedern verarbeiten wir sogenannte persönliche Identifikationsdaten, dazu gehören u.a. Vor- und Nachname, Titel, Funktion, Geburtsdatum, private und ggf. eine dienstliche Anschrift, private und ggf. dienstliche Telefonnummern, private und ggf. dienstliche Mailadressen, Faxnummern.

Zudem verarbeiten wir das Datum des Beitritts und des Austritts. Rechtsrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder des BHP ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO.

Zum Einzug des Mitgliedsbeitrages verarbeiten wir die Kontoverbindungen der Mitglieder, immer dann, wenn uns eine Einzugsermächtigung erteilt wurde.

Für berufsverbandlich statistische Zwecke verarbeiten wir auch Daten zum Tätigkeitsfeld, zur Art und zum Ort der Ausbildungsabschlüsse. Diese Datenangaben sind freiwillig und müssen dem BHP e.V. nicht mitgeteilt werden.

b) Wenn Sie bei uns ein Buch erwerben, eine Veranstaltung buchen oder eine kostenpflichtige Beratungsleistung in Anspruch nehmen:

Von Kunden (Veranstaltungsteilnehmer z. B. EAH Fortbildungen, Bundesfachtagung; Verlagskunden, Beratungskunden), Abonnenten (BHP Fachzeitung), Kooperationspartnern und Dienstleistern verarbeiten wir solche personenbezogenen Daten, die zur Durchführung der Erfüllung des jeweiligen Vertrages notwendig sind. Dazu gehören i.d.R. persönliche Identifikationsdaten sowie ggf. Produkt- oder Vertragsdaten. Rechtsrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO.

● Der BHP e.V. und die BHP GmbH verarbeiten generell keine Gesundheitsdaten von BHP Mitgliedern, Kunden, Abonnenten, Kooperationspartnern und Dienstleistern. Es werden durch den BHP e.V. und die BHP GmbH weder Daten zur sexuellen Orientierung, zur ethnischen Herkunft, zu politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, zu Gewerkschaftszugehörigkeit oder zu strafrechtlichen Verurteilungen erhoben geschweige denn als Kerntätigkeit der Geschäftsbetriebe verarbeitet.

Wofür verarbeiten wir Daten?

Daten von Mitgliedern verarbeiten wir im Rahmen der Interessenabwägung so, dass wir unsere satzungsgemäßen Aufgaben für Mitglieder erfüllen können. Daher verarbeiten wir Mitgliederdaten zum Versand von Postsendungen (z. B. BHP Fachzeitschrift, EAH Programmheft, Bundesfachtagungsprogrammheft, Informationssendungen), von E-Mailsendungen (z. B. Newsletter BHP Themendienst, EAH Bildungspost), zur Einladung zu Regionalen oder Landesveranstaltungen (hierzu werden Adressdaten u.U. an ehrenamtliche Mandatsträgerinnen des BHP vor Ort weitergegeben).

Der BHP e.V. beauftragt zum Versand größerer Postsendungen Dienstleister, an die Adressetiketten weitergegeben werden. Diese Dienstleister sind:

1. Strube Druck & Medien OHG | Stimmerswiesen 3 | D-34587 Felsberg
   Telefon: +49 (0) 5662 / 9487-217 |Telefax: +49 (0) 5662 / 9487-287
   e-Mail: j.leistikow@ploch-strube.de | Internet: www.ploch-strube.de
2. BC Directgroup, Lettershop – Directmailing, Rigistraße 9, 1227 Berlin

Von Kunden, Abonnenten, Kooperationspartnern und Dienstleistern verarbeiten wir Daten zum Zweck der jeweiligen Vertragserfüllung. Zudem behalten wir uns vor, die vom Betroffenen zur Verfügung gestellten Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses des BHP gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Werbezwecke zu nutzen.

● Der BHP gibt Mitgliederdaten sowie Daten von Kunden, Abonnenten, Kooperationspartnern und Dienstleistern nicht an unbefugte Dritte weiter. Eine Weitergabe von Mitgliederdaten zu kommerziellen Zwecken ist ausgeschlossen.

Wo werden die Daten gespeichert? IT Hinweise

Die Datenspeicherung des BHP e.V. und der BHP GmbH erfolgt auf einem hauseigenen Server. Ein Datenaustausch findet ausschließlich statt mit dem IT Servicedienstleister des BHP e.V. Der BHP Server wird extern gesichert durch den folgenden Dienstleister:

bizIT Firma Hirschberg
Heidelberger Str. 64 a
12435 Berlin
Web: www.bizit.de

Die Datenspeicherung des BHP erfolgt mit der Software LINEAR:

Linear Service GmbH
Kurfürstendamm 22
10719 Berlin
Tel.:030 / 726 20 15
Fax:030 / 726 20 1999
E-Mail: plibera@linear-software.de

Anmeldung zu Veranstaltungen

Mit Ihrer Anmeldung zu Veranstaltungen des BHP e.V. sowie zu Veranstaltungen der verbandseigenen Weiterbildungsakademie (Europäische Akademie für Heilpädagogik, EAH) und der BHP GmbH willigen Sie in die elektronische Verarbeitung und Speicherung der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten ein. Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung der Veranstaltung und soll die Kommunikation zur Veranstaltung und zu Verbandsthemen ermöglichen. Sollten bei dieser Veranstaltung Film- und/oder Fotoaufnahmen gemacht werden, erklären Sie mit Ihrer Teilnahme Ihre Einwilligung in die Erstellung, Verarbeitung und Verwendung der Bild-, Video- und Tonaufnahmen für Dokumentationszwecke sowie im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit des BHP. Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt bis auf einen von Ihnen uns gegenüber erklärten Widerruf. Sollten Sie mit einer Speicherung nur zum Zwecke der Durchführung einer Veranstaltung einverstanden sein oder mit der Erstellung, Verarbeitung und Verwendung von Bild-, Video- und Tonaufnahmen nicht einverstanden sein, wenden Sie sich bitte an die für die Veranstaltung zuständige Stelle. Die Kontaktdaten finden Sie jeweils auf den Anmeldedokumenten zur Veranstaltung.

Wenn zu Zwecken der Weiterbildung Film- und/oder Tonaufnahmen erforderlich sind, um das professionelle Handeln einer gemeinsamen Reflexion zuführen zu können, d. h. Teilnehmende aufgefordert sind, Film- und/oder Tonaufnahmen ihrer praktischen Tätigkeit in die Weiterbildung einzubringen: Für die Aufnahmen ist das schriftliche Einverständnis der Sorgeberechtigten und – falls die Kinder oder Jugendlichen nach ihrem Entwicklungsstand einwilligungsfähig sind, auch deren Einwilligung – Voraussetzung; die Aufnahmen werden ausschließlich der Weiterbildungsgruppe zur Schau gebracht. Inhalte dürfen von keiner an der Weiterbildung teilnehmenden Person an Dritte weitergegeben werden. Die Aufnahmen sind nach Beendigung der Weiterbildung den Sorgeberechtigten zurückzugeben oder zu vernichten.

Teilnahme an Online-Meetings und Webinaren

Für die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen nutzt der BHP für die verbandseigene Weiterbildungsakademie EAH die Videokonferenz-Software Zoom X. Zoom X ist eine Version des Videokonferenz-Tools Zoom, das Nutzern gemeinsam mit der Telekom bereitgestellt und auf deutschen Servern gehostet wird. Damit erfüllt es die Anforderungen der Allgemeinen Datenschutz-Verordnung (DSGVO) der EU „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA hat.
Im Nachfolgenden wird gem. den gesetzlichen Vorgaben von Art. 12 ff. DS-GVO erläutert, wie die Datenverarbeitung bei Zoom erfolgt.

1. Allgemeines zu Zoom X und seinen Funktionalitäten:

Bei Zoom X handelt es sich um eine Videokonferenz-Plattform, über die Personen in sog. virtuellen Räumen in Echtzeit per Bild und Ton miteinander kommunizieren können. Zoom X verfügt ferner über weitere Funktionalitäten, wie etwa Bildschirminhalte zu teilen, Kurznachrichten via Chat an einen bestimmten oder eine Gruppe von Teilnehmenden zu senden
Zoom X kann webbasiert (mittels eines Browsers) oder mittels eines eigenen, herunterladbaren Clients (einer eigenständigen Software) genutzt werden. Diese Client-Software ist sowohl für Desktop-Computer als auch für mobile Geräte erhältlich. Der Download des Desktop-Clients z. B. für Windows-Plattformen, erfolgt über die Zoom-Website. Die Zoom-App ist für die gängigen Smartphone-Plattformen (iOS und Android) in den jeweiligen App-Portalen erhältlich.

2. Verantwortlicher für die Datenverarbeitungen rund um den Einsatz von Zoom:

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, sind BHP e.V. und BHP GmbH, beide ansässig Herzbergstraße 82-84, 10365 Berlin (nachstehend gemeinsam „BHP“), je nachdem, wer das Online-Meeting durchführt.

Sofern Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden Zoom X, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Grundlage der Datenverarbeitung ist eine Auftragsverarbeitung auf Basis eines Nutzungsvertrages, den wir mit der Deutschen Telekom als Anbieter von Zoom X abgeschlossen haben.

Der BHP zeichnet Online-Meetings nicht auf, sofern zuvor nicht das Einverständnis aller Teilnehmenden (auch Mitarbeitenden, ehrenamtlich Tätigen) einer Videokonferenz oder eines Webinars eingeholt wurde. Sollte eine Speicherung/Archivierung erfolgen, müssen Zugriffsberechtigungen, Löschfristen und die Wahrung der Betroffenenrechte gewährleistet werden.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Videokonferenz erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Webinaren kann es notwendig sein, für Zwecke der Nachbereitung auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden zu verarbeiten. Sollte es notwendig sein, dass Chats für diese Zwecke aufgezeichnet werden, werden wir Sie vorab darüber in Kenntnis setzen. Sollten Sie damit nicht einverstanden sein, kann es möglich werden, dass sie an dem entsprechenden „Online-Meeting“ nicht weiter teilnehmen können.
Wenn Sie bei Zoom selbst als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. Grundlage sind dann in diesem Fall die Vereinbarungen mit Zoom im Rahmen der Nutzerregistrierung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

3. Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Zoom X

Bei der Nutzung von Zoom X werden verschiedene Arten personenbezogener Daten verarbeitet, über die wir Sie nachstehend informieren. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Wir haben mit der Deutschen Telekom als Anbieter von Zoom X eine Vereinbarung über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten (AV-Vertrag) abgeschlossen.

Zoom X nutzt bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausschließlich in Deutschland befindliche Rechenzentren, welche durch die International Organization for Standardization (ISO) 27001:2013 zertifiziert sind.

Um Zoom X als einfacher Teilnehmer zu verwenden, benötigen Sie in der Regel kein Konto. Lädt Sie jemand zu seinem Seminar oder Meeting ein, können Sie sich einfach einwählen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (optional), Telefon (optional), Profilbild (optional),
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4. Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung bei Online-Meetings via Zoom X
Für Beschäftigte des BHP e. V. und der BHP GmbH ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, soweit das Online-Meeting im Zusammenhang mit den arbeitsvertraglichen Pflichten durchgeführt wird. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Für Teilnehmende von Webinaren der Weiterbildungsakademie des BHP sowie weiteren kostenpflichtigen Online-Veranstaltungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Löschung von Daten

Der BHP löscht Mitgliederdaten 3 Jahre nach Austritt aus dem BHP e.V. Einzelne Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse) werden dabei auf Grundlage des berechtigten Interesses des BHP gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO über diesen Zeitraum hinaus gespeichert und genutzt, wenn der Betroffene dieser Nutzung nicht widersprochen hat. In diesem Fall speichern wir die zu diesem Zweck notwendigen Daten bis auf Widerruf. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. nach dem Handels- oder Steuerrecht, werden die zu diesem Zwecke notwendigen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Daten von Kunden, Abonnenten, Kooperationspartnern und Dienstleistern werden nach Widerruf oder 3 Jahre nach dem letzten Kontakt mit dem Kunden, Abonnenten, Kooperationspartner oder Dienstleister gelöscht. Innerhalb dieser Zeit behalten wir uns vor, diese vom Betroffenen zur Verfügung gestellten Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses des BHP gem. Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Werbezwecke zu nutzen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, z. B. nach dem Handels- oder Steuerrecht, werden die zu diesem Zwecke notwendigen Daten für die Dauer der Aufbewahrungspflicht gespeichert.

Umgang mit Datenpannen

Im Falle einer Datenpanne erfolgt eine umgehende Meldung der verantwortlichen Person an den Geschäftsführer. Dieser informiert unverzüglich die zuständige Datenschutzbehörde:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
Besuchereingang: Puttkamerstr. 16 – 18 (5. Etage)
10969 Berlin
Telefon: 030 13889-0
Telefax: 030 2155050
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Die Meldung erfolgt nach den Maßgaben von Art. 33 DS-GVO. Sollte die Verletzung des Datenschutzes für die betroffene/n Person/en im Sinne des Art. 34 DS-GVO voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Person/en führen, so erfolgt eine unverzügliche Information an die betroffenen Personen durch den Geschäftsführer.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen; gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personen-bezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Ver-arbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungs-findung einschließlich Profiling und ggf. aussage-kräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen; gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen; gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Aus- übung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Ver-pflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Ver-teidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Ver-arbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben; gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an kai.timpe@bhponline.de.